Política de privacidad YAMAKI SAS

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

1.            GENERALIDADES

 

YAMAKI S.A.S., con domicilio en Bogotá, es la sociedad responsable de sus datos personales, que ha recolectado a través del desarrollo de su actividad comercial y por tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos.

 

Para los efectos de esta Política de Tratamiento de protección de datos personales YAMAKI S.A.S., nuestros clientes, finales, distribuidores y usuarios, entre otros se identificarán como CLIENTES Y/O USUARIOS.

 

Esta Política de Tratamiento de protección de datos personales empieza a regir a partir del 15 de octubre de 2013.

 

2.            FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

La información proporcionada por nuestros clientes y/o usuarios se requiere para ser captada, recolectada, almacenada, usada, tratada, circulada, compartida, reproducida, adaptada, extraída, compendiada, cedida, procesada con o sin ayuda de la tecnología con las siguientes finalidades:

 

(i) Proveer servicios y productos requeridos; (ii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el cliente; (iii) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; (iv) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios; (v) Evaluar la calidad del servicio, (vi) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario. (vii) Compartir con terceros, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación.

 

3.            SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

 

YAMAKI S.A.S., está comprometida en proteger a nuestros clientes y/o usuarios del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.

 

La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura, por lo tanto asumen y conocen que a partir de su uso hay un riesgo probable de vulnerabilidad.

 

Sin embargo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento.

 

En particular:

 

•             Poseemos controles sobre nuestros sistemas de información que nos permite mantener una mejor calidad de su información.

 

•             Revisamos nuestras prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas.

 

•             YAMAKI S.A.S., ha desplegado una serie de procedimientos internos para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica. No obstante YAMAKI S.A.S., no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el mantenimiento.

 

•             Restringimos el acceso a la información personal que poseemos de nuestros clientes y/o usuarios, a los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para procesarla por nosotros, y que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.

 

4.            ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.

 

Los datos personales de todos nuestros clientes y/o usuarios se almacenarán en una base de datos que se encuentra detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

 

5.            RECEPCIÓN DE SU INFORMACIÓN Y USO DE SU INFORMACIÓN.

 

a.            La información privada de los usuarios y/o clientes en principio está destinada a la prestación del servicio para el cual este se vinculó.

 

b.            Cuando usted se registra o diligencia físicamente nuestros formularios, se le pide en el proceso información básica como nombre, apellidos, correo electrónico, ocupación, edad, dirección, fecha de nacimiento, teléfono entre otros.

 

c.            Cuando envía una solicitud de asistencia y/o reclamo es posible que le pidamos información personal.

 

d.            Puede que le pidamos información personal en otros momentos, usted es libre de proporcionarla o no.

 

e.            Podemos recibir en forma automática y registrar la información en registros de nuestro servidor desde su navegador, incluyendo su dirección IP, su nombre de equipo, el tipo y la versión de su navegador web, direcciones de referencia entre otros. También podemos grabar las visitas que usted haga a cualquiera de los sitios web o aplicaciones a los cuales usted ingrese que sean de propiedad de YAMAKI S.A.S.

 

f.             Puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal sobre un usuario y/o cliente.   (el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, u otras funciones necesarias en el desarrollo de la actividad comercial.

 

g.            Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo que YAMAKI S.A.S., le debe dar a la información personal de sus clientes y/o usuarios no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

h.            En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio.

 

6. EMPLEO DE COOKIES.

 

YAMAKI S.A.S., podrá utilizar cookies para personalizar y facilitar al máximo la navegación de los clientes y/o usuarios por su Site. Las cookies se asocian únicamente a clientes y/o usuarios anónimos y su ordenador y no proporcionan referencias que permitan deducir datos personales de los clientes y/o usuarios. Los clientes y/o usuarios podrán configurar su navegador para que notifique y rechace la instalación de las cookies enviadas por YAMAKI S.A.S., sin que ello perjudique la posibilidad de clientes y/o usuarios de acceder a los Contenidos.

 

7. ENLACES.

 

En el caso de que en el Site se dispusiesen enlaces o hipervínculos hacía otros sitios de Internet, YAMAKI S.A.S., no ejercerá ningún tipo de control sobre dichos sitios y contenidos.

 

En ningún caso YAMAKI S.A.S. asumirá responsabilidad alguna por los contenidos de algún enlace perteneciente a un sitio web ajeno, ni garantizará la disponibilidad técnica, calidad, fiabilidad, exactitud, amplitud, veracidad, validez y constitucionalidad de cualquier material o información contenida en ninguno de dichos hipervínculos u otros sitios de Internet.

 

Igualmente la inclusión de estas conexiones externas no implicará ningún tipo de asociación, fusión o participación con las entidades conectadas.

 

8. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS.

 

En cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle a YAMAKI S.A.S., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y/o usuario y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará y/o inactivara totalmente del mismo.

 

Si el usuario y/o cliente desea ejercer sus derechos y por tanto actualizar, rectificar suprimir entre otros deberá enviar un correo electrónico a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

9. DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (LEY 1581 DE 2012, ARTÍCULO 8).

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

 

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

11. VIGENCIA

 

El cliente y/o Usuario aceptan y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que YAMAKI S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.

 

12. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

YAMAKI S.A.S.

 

NIT 800.179.308-4

 

Teléfono: 4385285 Ext. 117

 

Dirección oficinas: Av. Cra 72 # 71-73 - Bogotá

 

Correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

YAMAKI S.A.S., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, unilateralmente su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de Tratamiento de la Información y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento.

 

Publicaremos cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales en esta página. Además, conservaremos las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.

 

Queda proscrito este Tratamiento de datos personales para niños, niñas y adolescentes, por lo que se le solicita, abstenerse de seguir adelante con el registro y/o servicio en caso de que usted sea una persona menor de dieciocho (18) años. Salvo que este sea realizado a través de su representante legal o aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

13. COMO ACCEDER, RECTIFICAR Y ACTUALIZAR SUS DATOS PERSONALES O SOLICITAR LA SUPRESIÓN DE LOS MISMOS

 

Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

 

Para ejercer el referido derecho usted lo puede hacer telefónicamente o por escrito, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:

 

•             La dependencia encargada de los asuntos vinculados a la protección de datos es el:

 

•             Departamento TIC ubicada en la Av. Cra 72 # 71-73 de Bogotá.

 

•             Correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

•             Para mayor información, favor de comunicarse al 438.5285 Ext 117 Bogotá.

 

•             Visitando nuestra página de Internet http://yamaki.com.co/

 

CONSULTAS

 

Los usuarios y/o clientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos. YAMAKI S.A.S., suministrar a estos toda la información contenida en nuestra base de datos que corresponda al usuario y/o cliente que la solicite.

 

Para consultas una vez el usuario y/o cliente presente la solicitud YAMAKI S.A.S., tendrá término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, para ser atendida.

 

Cuando para YAMAKI S.A.S., no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, es decir YAMAKI S.A.S., cuenta con un término total de 15 días hábiles para dar respuesta a la consulta.

 

RECLAMOS

 

Los usuarios y/o clientes             que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante YAMAKI S.A.S.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

YAMAKI S.A.S., dispondrá de un término máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, YAMAKI S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. es decir YAMAKI S.A.A,, cuenta con un término total de 23 días hábiles para dar respuesta al reclamo.

 

15. MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 

CAPÍTULO I

 

DISPOCIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

 

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013.

 

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN.

 

Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje YAMAKI S.A.S.

 

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.

 

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de YAMAKI S.A.S., los cuales podrán consistir pero no necesariamente limitados a ellos, los siguientes: Suscripciones, Foros, Publicidad, Medios Electrónicos, Distribución, capacitaciones, Nómina, Facturación, Cobranzas, Contabilidad y durante el tiempo en que YAMAKI S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.

 

ARTÍCULO 4. OBJETO.

 

Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza YAMAKI S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

 

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES:

 

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.

 

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por YAMAKI S.A.S, en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

 

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por los YAMAKI S.A.S, debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.

 

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de YAMAKI S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de YAMAKI S.A.S,, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

CAPÍTULO II

 

AUTORIZACIÓN

 

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.

 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de YAMAKI S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. YAMAKI S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato o medio que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por YAMAKI S.A.S., y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.

 

Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

 

a) Quién recopila (responsable o encargado)

 

b) Qué recopila (datos que se recaban)

 

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)

 

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados

 

e) Si se recopilan datos sensibles

 

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. YAMAKI S.A.S

 

Adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD:

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

 

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

 

a.            La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

 

b.            El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

 

c.            Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

 

d.            Los derechos que le asisten al titular.

 

ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. YAMAKI S.A.S,

 

Conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, YAMAKI S.A.S., podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

 

CAPITULO III

 

DERECHOS Y DEBERES

 

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a YAMAKI S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a YAMAKI S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

 

c) Ser informado por YAMAKI S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

ARTÍCULO 14. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. YAMAKI S.A.S.

 

Tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581, YAMAKI S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

 

d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

 

e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

 

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

 

g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO IV

 

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO:

 

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, YAMAKI S.A., debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:

 

a. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

 

b. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

 

c. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de YAMAKI S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

 

PARAGRAFO: YAMAKI S.A.S.,

 

Garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personería de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

ARTÍCULO 16 CONSULTAS.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, YAMAKI S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales YAMAKI S.A.S., garantiza:

 

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

 

b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

 

c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

ARTÍCULO 17. RECLAMOS.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto presente YAMAKI S.A.S. en su página web. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia YAMAKI S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene YAMAKI S.A.S, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a YAMAKI S.A.S, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

 

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

 

•             El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

 

•             Su representante, previa acreditación de la representación.

 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por YAMAKI S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 

2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

 

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. YAMAKI S.A.S.

 

Tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

YAMAKI S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

 

YAMAKI S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

YAMAKI S.A.S., utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Cada vez que YAMAKI S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

 

Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS.

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a YAMAKI S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

 

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

 

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por YAMAKI S.A.S.,

 

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

 

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, YAMAKI S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

 

ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, YAMAKI S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que YAMAKI S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a YAMAKI S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

 

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

 

Los mecanismos o procedimientos que YAMAKI S.A.S., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

CAPITULO V

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, YAMAKI S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. YAMAKI S.A.S.

 

Mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

 

a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

 

b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

 

c) Funciones y obligaciones del personal.

 

d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

 

e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

 

f) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

 

g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

 

h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.

 

i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

 

j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 

CAPÍTULO VI

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 22. YAMAKI S.A.S.

 

Designa al Coordinador de Servicio al cliente en adición a otras funciones, para cumplir la función de protección de datos personales y para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

 

ARTÍCULO 22. VIGENCIA.

 

Rige a partir del 06 de Octubre de 2013.

 

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